Существует несколько основных элементов проведения успешных мероприятий, касающихся формата, места и области интереса, а может быть даже бюджетных ограничений. Правильное понимание этих основных элементов является базисом, на котором вы можете построить свою уникальность, чтобы заставить ваше мероприятие отличаться от среди остальных. На что нужно обратить внимание?

1. Стройте свое мероприятие в соответствии с вашими стратегическими целями

Нужно чётко осознавать, для чего вы проводите конференцию, затрачивая столько усилий. Вы греете атмосферу, чтобы поддержать организацию сети? Вы хотите привлечь высококачественные научные статьи? Вы пытаетесь завоевать новую аудиторию? Вы создаете сообщество, которое хочет собираться ежегодно, чтобы возобновить связи?

Очень важно подумать над тем, каких целей вы стремитесь достигнуть. Всё планирование должно быть подчинено этим целям.

2. Оригинальное управление финансами

Наличие хорошего предварительного бюджета зависит от наличия смысла в какой-то их ваших целей, от того, какую программу вы построите, чтобы достичь этих целей и какой бюджет вы должны будете иметь, чтобы покрыть расходы. Убедитесь, что заключили все запланированные соглашения со спонсорами относительно бюджета, позволяющие отсрочить расходы по управлению вашей программой.

Если есть элементы программы, которые жизненно важны для достижения ваших целей, которые не могут быть покрыты регистрационными взносами, рассмотрите дополнительные источники дохода, включая выставки, пожертвования и финансирование от других партнеров. Возможно они смогут спонсировать обед, завтрак или транспорт. Существует много способов привлечь креативных заинтересованных стейкхолдеров. Думайте вне вашего непосредственного круга связей, обратитесь в IEEE за идеей.

Отстройте надёжные механизмы коммуникации между теми, кто одобряет расходы, следит за расходами и выполняет контракты и элементы программы. Чаще общайтесь, и если это возможно, настройте уведомления, чтобы все своевременно сохранялось и у вас не было никаких неожиданностей. Сообщайте об изменениях бюджета спонсорам и MCE, чтобы все были в курсе.

Если после конференции будут праздничные события или встречи, включайте их бюджет и планируйте расходы, но не тратьте излишек. Прибыль от мероприятия - это не только истинная мера успеха, которую стоит оценить, но и задел на будущее.

3. Превосходный опыт участника

Проведем мысленный эксперимент. Вы – участник своей конференции. Когда вы планируете мероприятие, представьте себя на месте участников. Вообразите их опыт с начала до конца. Как вы услышите о конференции? Какова будет первая реакция на сообщение? Какие интересные элементы программы или ключевые докладчики заставят вас участвовать? Когда вы подписываетесь на новости и платите – как вам это? Сайт удобный? В каких мероприятиях культурной программы вы будете участвовать? Где вы будете заряжать свой телефон или отвечать на срочные электронные письма? Сколько устройств вы будете иметь? Такой мысленный эксперимент позволит вам спланировать мероприятие шаг за шагом. Вообще это лучше делать до планирования бюджета. Тогда этим опытом можно воспользоваться в полной мере.

Я занимаюсь организацией и проведением научных конференций четверть века. За это время многое менялось - и работа со спонсорами, и общая обстановка, и отношение к научным публикациям. Но неизменно одно: весь этот опыт помогает при организации будущих встреч. Уникальность SIBCON состоит в неповторяемости. Всё, что происходит на этой конференции, происходит в первый и последний раз. Секции, публикации, место проведения, состав участников всегда новый, всегда уникальный. Присоединяйтесь и создавайте вместе с нами свою неповторимость.

Идея статьи позаимствована из текста Марии Хантер, директора IEEE Meetings, Conferences & Events (MCE). От первоначального текста в процессе перевода мало что осталось.