Каждый год Институт IEEE спонсирует более чем 900 технических конференций во всем мире. Эти конференции привлекают сотни тысяч людей и являются уникальным форумом для обмена идеями. Кроме того, прибыль, которую они дают, помогает поддерживать низкий ежегодный взнос членов общества.

В 2008 году конференции IEEE принесли доход в размере 129 миллионов долларов США. Это на 9 миллионов долларов больше, чем в 2007 г. Но конференции IEEE не были бы столь успешным бизнесом без тяжёлой работы тысяч добровольцев.

«Добровольцы организуют встречи в широком разнообразии областей, поэтому возможности для того, что может быть охвачено конференциями, бесконечны», – отмечает Джеральд Ангел, председатель Комитета по конференциям IEEE, который определяет стратегическое направление для конференций IEEE. Область конференций и техническая тематика определяются добровольцами. «Индивидуальные комитеты конференций – это одни из самых независимых групп в IEEE», – говорит он.

У каждой конференции есть свой собственный комитет, и эти комитеты наблюдают за каждой деталью процесса планирования. Как говорит Саманта Падилла, штатный директор по встречам и конференциям в Пискатэвэй, Нью-Джерси, это включает выбор технической тематики, места встречи, поиск экспертов, выпуск и распространение «первого сообщения», составление программы, рекламу конференции и публикацию трудов. Сотрудники IEEE ведут организаторов через процесс планирования конференции.

Для организаторов конференций IEEE был создан ряд инструментов. Он включает руководство «Как организовать конференцию IEEE: планирование и временной график», который представляет собой пошаговое руководство; «Руководство организаторов конференции» http://www.ieee.org/web/conferences/organizers/index.html, которое обеспечивает всестороннее руководство и краткий обзор дел в планировании конференции IEEE; вебстраницы организаторов конференций, которые дают легкий доступ к формам и всесторонней информации планирования; ежемесячный Информационный бюллетень организаторов конференций http://newsmanager.commpartners.com/ieeemeet/issues/ с новостями и полезными советами.

«Поскольку конференции IEEE организуются добровольцами, они очень отличаются от других проектов такого рода, которые могут управляться с самого начала до конца штатными работниками», – говорит Дик Шварц, руководитель Комитета по конференциям IEEE.

«Конференции – это вкладчик номер один в финансовый успех IEEE, начиная от регистрационного дохода, заканчивая доходом от продаж сборников трудов», – говорит Шварц. Он добавляет, что добровольцы всего мира, в отличие от штата, в состоянии управлять большим количеством конференций в большем количестве мест. Каждую неделю в среднем проводится примерно 10 конференций.

Встречи также добавляют скорости потоку информации. «Конференции – это быстрый способ сообщить о самых новых технологиях», – говорит Ангел. – «Опубликование предварительных результатов исследований, например, только в журналах, заняло бы слишком много времени».

Кроме широкого разнообразия в тематике, конференции очень различаются по размеру. Некоторые из них –- это маленькие семинары с дюжиной участников, в то время как другие –- крупномасштабные события, которые привлекают тысячи людей. Некоторые затрагивают общие технические темы, такие как Конференция по связи и управлению в Томске, в то время как другие предназначаются для обсуждения технологий, нацеленных на ситуации в определенных странах, например, последняя конференция по космическим технологиям в прошлом месяце в Стамбуле.

Члены Института могут добровольно предложить свою помощь в организации конференций, которые проводятся ежегодно в течение многих лет, или они могут начать проведение своих собственных мероприятий. Скажем, вы находите потребность в своей области, которую может решить некая технология, например, электрификация сельской местности, и темой встречи будет «Конференция IEEE по электрификации села» http://www.ieeerepc.org/.

Вы можете связаться с местной группой общества IEEE, сфера деятельности которой – Общество энергетики, в этом случае вы и добровольцы местной секции займутся организацией конференции. Ваш следующий шаг – сформировать оргкомитет и запланировать мероприятие. Это может быть длинный процесс: много больших конференций IEEE планируются заранее за два года...шесть лет до начала, и добровольцы проводят сотни часов, собираясь все вместе. Почему добровольцы делают это? Падилла объясняет это одним словом: страсть.

«Вклад организаторов конференции IEEE неизмерим. Невероятно видеть, насколько посвящёнными они должны быть в организации конференций по темам, которые формируют мир, в котором мы живём каждый день», – говорит она.

Писала Анна Богданович тут.