2017-й год стал довольно внушительным годом для конференций IEEE, хотя конечно не без приключений. Конференции IEEE продолжают наращивать количество и качество, а именно: количество участников и качество докладов. Этот рост характерен для всего научного мира, но для IEEE – особенно. В 2017-м году IEEE финансово и технически спонсировал более чем 1900 конференций.

Конференции как деятельность – это ключевой способ вовлечь инженеров, учёных и технологов в деятельность IEEE. Зная это, ключевой центр Комитета по конференциям IEEE в 2017 году учил и поддерживал добровольцев конференций. Комитет придумал новую концепцию конференций IEEE и всячески её пропагандирует. В 2018 году в Берлине состоится Конференция организаторов конференций. Встречи с добровольцами конференций выдвигают на первый план вызовы и способы реагирования на них. Комитет по конференциям, встречам и событиям (MCE IEEE) занят тем, что упрощает процессы и сокращает задержки.

Мы провели форумы с лидерами конференций в обществах и Советах («VP конференции») и лидерами конференций MGA («Координаторы региональных конференций»), чтобы обсудить эти проблемы и метрики процесса начального рецензирования. Упрощение продолжит быть в центре внимания в 2018 году и далее.

Проведён финансовый аудит конференций. Существенно сокращено время на публикацию материалов конференций, что повысило удовлетворённость авторов. Если письмо приобретения в 2014 году высылалось через 17 дней после заявки, то теперь через 1,7 дня. Пост-конференционный период публикации в 2014 году составлял 75 дней, теперь 70 дней. Сообщение о размещении контента в 2014 году приходило через шесть дней, в 2017-м – через 2,4 дня.

Авторы статей конференций обязаны предоставлять форму передачи авторского права на интеллектуальную собственность в IEEE после принятия и до регистрации в IEEE Xplore, что обычно обрабатывается председателем конференции по публикации.

Во время регистрационного процесса конференции авторы должны также обеспечить одобрение на использование и распределение IEEE изображения или голоса автора для информационного содействия конференции в печати или электронных средствах массой информации.

Однако как пригласить докладчиков или гостей, которые не могут зарегистрироваться на мероприятии? IEEE рекомендует использовать простую форму, чтобы защитить конференции от потенциальных проблем. IEEE MCE разработал шаблон документа с этой целью.

MCE продолжает искать дополнительные усовершенствования и ценит идеи, вклад и поддержку сообщества конференций IEEE в идентификации дополнительных областей работы.